Help requested on correspondence with Archivio di Stato

Having problems with the Italian language? Do you need help to translate or understand an old family document? There is always someone who can help you!
starah
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Help requested on correspondence with Archivio di Stato

Postby starah » 23 Mar 2016, 19:23

Hello,

I am corresponding via email with the Archivio di Stato di Napoli to obtain copies of a marriage record and a birth record. I have requested the birth certificate once before, but due to a photocopying error, the copy I received was missing the first page. The Archivio di Stato agreed to send me the first page of the record several months ago, but they never actually sent it to me, which is why I submitted the new request.

I received the below response to my new request. I don't read or speak Italian well, but it appears that the office thinks I only need a copy of the marriage record, and not the birth record, because of my earlier request. I was also asked whether I needed a certified copy by mail or just the emailed copy. Would you help me compose an appropriate reply? I pasted a draft below, but I am worried that it is unclear or impolite.

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Correspondence from Napoli:

Gentile Studiosa,
si comunica che è stato individuato nel volume n. 1935 l'atto di matrimonio di Nicola Sortis e Maria Braibande, e nel volume 1851 l'atto di nascita di Antonio Braibande.
Si procederà, dietro Sua conferma, solo alla fotoriproduzione dell'atto di matrimonio, avendo già inviato in passato l'atto di nascita, insieme a quello di Camilo Braibande nella pratica identificata dal n. di lavoro 35582.
Si invieranno comunque le copie digitali di entrambi gli atti al Suo indirizzo di posta elettronica, mentre per la spedizione con posta tradizionale delle stampe tratte dalle immagini si chiede di precisare se con copia integrale si intenda la copia autentica conforme all'originale. Se così fosse, ciascuno degli atti andrebbe corredato di una marca da bollo per uso amministrativo da € 16,00 e una terza marca da bollo andrebbe apposta sul modello di richiesta che ad ogni buon conto si allega alla presente e-mail perché venga compilato e firmato e poi scansionato e inviato telematicamente a questo Archivio.
Provvederà lo scrivente Servizio ad acquistare e apporre le necessarie marche da bollo, utilizzando l'importo di € 50,00 che Ella ha anticipato e questo Archivio ha riscosso: la somma però coprirebbe solo le spese per le marche da bollo (€ 16,00 x 3 = € 48,00) ma resterebbero solo € 2,00 per la raccomandata internazionale che dall'Italia verso gli USA costa circa € 10,00 dato il formato della spedizione e la zona tariffaria.

Si chiede dunque di confermare la necessità di ricevere copie autentiche conformi all'originale, e in attesa di cortese riscontro si porgono cordiali saluti.

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My proposed response:

Voglio ringraziare voi e il vostro ufficio ancora per tutta la vostra assistenza. Ho chiesto l'atto di nascita di Antonio Braibande prima (lavoro 35582), ma non ho ricevuto la prima pagina dell'atto a causa di confusione per quanto riguarda il numero dell'atto. L'atto di nascita (n.125) è alle pagine 124 e 125 del libro, ma ho ricevuto una copia delle pagine 125 e 126 dell libro. Per questo motivo, ho presentato una nuova richiesta per la copia dell'atto di nascita di Antonio Braibande, e anche l'atto di matrimonio di Maria Braibande.

Vorrei ricevere solo copie digitali degli atti al mio indirizzo di posta elettronica. Non è necessario ricevere copie autentiche conformi all'originale o inviate per posta tradizionale. In attesa di cortese riscontro si porgono cordiali saluti.

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Thanks for your help!

Best,
Sarah

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Re: Help requested on correspondence with Archivio di Stato

Postby suanj » 25 Mar 2016, 11:46

Desidero ringraziare voi e ancora l'Archivio per tutta la vostra assistenza.
Ho chiesto l'atto di nascita di Antonio Braibande prima (lavoro 35582), ma non ricevetti la prima pagina dell'atto a causa di confusione per quanto riguarda il numero dell'atto stesso. Difatti
l'atto di nascita è il n.125 ( alle pagine 124 e 125 ), ma ho ricevuto solo una copia delle pagine 125 e 126 per cui mancava la prima pagina e la 126 non era pertinente.
Per questo motivo soltanto, ho presentato una nuova richiesta per la copia dell'atto di nascita di Antonio Braibande, e anche l'atto di matrimonio di Maria Braibande.

Per chiarire meglio, chiedo solo di poter ricevere:
- le copie digitali di entrambi gli atti al mio indirizzo di posta elettronica.

Sono a scopo di genealogia e quindi non mi occorrono copie autentiche conformi all'originale o inviate per posta tradizionale.

In attesa di cortese riscontro, ringraziando per l'attenzione dedicatami, porgo cordiali saluti,
..............your name
...............email address
-------------------------------------------
hoping helpful,
suanj
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Re: Help requested on correspondence with Archivio di Stato

Postby starah » 25 Mar 2016, 22:17

Suanj, thank you very much! I think your edits will be helpful for not only this request, but future requests as well. I really appreciate your help!

Best,
Sarah

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Re: Help requested on correspondence with Archivio di Stato

Postby suanj » 26 Mar 2016, 07:42

Happy to help you!
Happy easter,
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